Cada vez más empresas se están adaptando a trabajar desde la distancia, lo cual ha provocado que las videollamadas o videoconferencias pasarán de ser algo esporádico a formas necesarias para comunicarse, organizarse y convivir.

En el camino, adaptarse ha sido más sencillo para unas generaciones que para otras. Pero, para que podamos crecer en conjunto,  es necesario guiar y apoyar a todos aquellos que requieran incorporar el uso de tecnologías a sus actividades.

Y para aquellos que necesitan empezar de cero, aquí traemos un glosario con todos los términos básicos y algunas reglas de convivencia que cualquiera debe saber antes de entrar a una videoconferencia. 

Glosario de términos para entender las videollamadas o videoconferencias

1. Sala de videoconferencia

Es el espacio virtual en el que se reúnen los participantes e incluye los controles de audio y video. Se puede acceder a ella mediante un navegador en una computadora o a través de una aplicación móvil.

2. URL o liga de videollamada

Es la dirección o enlace que permite el ingreso a la sala. Se comparte y un clic en ella da acceso a la reunión, a veces requiriendo un código de acceso adicional.

3. Entrada de video y desactivar cámara

La entrada de video es la cámara, webcam, integrada o del celular, que muestra tu imagen. Si tienes problemas para que otros te vean revisa su conexión. 

Además, si quieres evitar que otros vean tu espacio, usa la opción "Desactivar cámara" (que es el icono de cámara en la parte inferior) o activa un filtro para difuminar el fondo, que es una opción que ya la mayoría de las plataformas ofrecen.

4. Entrada de audio

Es el micrófono, integrado o externo, que te permite hablar. Si tienes problemas para ser oído, verifica su conexión. Para silenciarte, usa la opción "Desactivar micrófono" (en el icono de altavoz/micrófono).

5. Salida de audio

Es el altavoz o auricular que permite escuchar la reunión. Es importante seleccionar la salida correcta; por ejemplo, usar auriculares si estás en un lugar público. Esta opción de selección suele estar en el mismo botón de control de audio.

6. Compartir pantalla 

Esta función permite mostrar a los participantes ver una pestaña o un documento en la pantalla. Es útil para exposiciones o trabajo colaborativo. También permite compartir el audio para mostrar videos.

7. Chat 

Esta función se encuentra generalmente en los lados izquierdo o derecho de la pantalla y resulta muy  útil para compartir enlaces, escribir datos o para hacer que los participantes expresen opiniones o preguntas. En muchas ocasiones, es la principal manera de interactuar, más allá del audio. 

4 tips de etiqueta para tus videollamadas

Ahora, conocer los términos es el primer paso para participar correctamente en una videollamada, pero también hay algunas pequeñas normas de comportamiento no escritas que te convendría saber para dominar por completo las videoconferencias. 

Aquí te decimos sólo algunas para que inicies: 

1. Arréglate un poco

Trata de mostrar una imagen profesional en todo momento. Puede que sea difícil motivarte a hacerlo si estás en casa, pero una buena imagen ayuda a la comunicación, así que no lo ignores.

2.  Luz frontal y cámara a nivel de los ojos

Lo mejor es que, si tienes la cámara encendida, los demás puedan ver bien tu cara. Así que coloca la cámara a la altura de tus ojos o un poquito más arriba y asegúrate de tener una fuente de luz que ilumine tu cara (luz frontal), como una ventana. Si solo hay luz detrás, tu cara queda en sombras.

3.  Entra en silencio

Mantente silenciado para manejar cualquier ruido de fondo y sólo quita el silencio cuando debas hablar. ¡Ojo! Es un error súper común empezar a hablar sin haber quitado el "mute".

4. Sigue las reglas de la reunión

Esto depende de qué tipo de reunión se trate, pero en muchas ocasiones se pide mantener la cámara prendida, el audio en silencio o interactuar sólo por el chat para no interrumpir. Pon atención a lo que te dice el anfitrión de la reunión y trata de cumplir lo que te pide.

El aprender y entender las videollamadas o videoconferencias es una acción constante que requiere que todas y todos cooperemos. ¡Aprendamos en conjunto! Te invitamos a ver los cursos talleres de nuestra sección “Presentar”, donde puedes volverte un experto en la interacción virtual. 

REFERENCIAS:

- VIDEOCONFERENCIA (I): FUNDAMENTOS

- LA VIDEOCONFERENCIA: CONCEPTUALIZACIÓN, ELEMENTOS Y USO EDUCATIVO. Publicación en línea. Granada (España). Año I Número 2. Diciembre de 2003. ISSN: 1695-324X1

- Video conferencing etiquette: Do’s and don’ts of work video calls| Thunderbird. School of Global Management