Almacenar, guardar o respaldar archivos. Estas son las palabras con que más comúnmente se relacionan a la herramienta de colaboración digital Dropbox Business, que la mayoría de la gente podría usar para definirla.

Pero Dropbox es más que una nube de almacenamiento, conjuga una serie de herramientas que apoya a los creativos para que puedan concentrarse en su proceso sin dejar de comunicarse de manera eficiente con otros colaboradores que aportaran sugerencias, pedirán correcciones y validarán el trabajo final, olvidándonos de estar mandando correos o mensajes instantáneos para esto.

Sí, almacenar es uno de sus propósitos generales, pero te comparto 3 cosas que Dropbox Business resuelve en el trabajo creativo y cómo puedes sacarle el máximo provecho.

Primero lo primero: almacena correctamente

Crea una jerarquía de carpetas. Esta es la forma en la que das estructura a las carpetas que se encuentran en Dropbox Business. Esta jerarquía de carpetas simplificará la organización de los archivos y le dará, a cada uno, un lugar designado. Una jerarquía de carpetas agiliza tu sistema de archivos para que puedas encontrar el contenido que deseas de forma rápida y sencilla. Además, organiza la información de un modo que resulta fácilmente comprensible para otros usuarios.

No sabes cómo hacer esta jerarquización, responde estas preguntas:

1. ¿Los colaboradores generalmente trabajan por su cuenta o en equipos?
    
2. ¿Una persona trabaja en cada archivo o varias personas contribuyen con las ediciones de cada uno?
    
3. ¿Esperas que los archivos se compartan con frecuencia fuera del equipo de Dropbox?
    
4. ¿Cómo prefieren agrupar sus archivos en los diferentes departamentos creativos?

Una vez que tengas las respuestas, deberás crear grupos para que puedas simplificar la forma en que se comparte el contenido entre tu equipo.

Comparte fácilmente tu trabajo y obtén comentarios rápidos sin salir de la aplicación

Un proyecto pasará por diferentes ojos en donde cada uno de ellos hará un comentario o dejará una instrucción de mejora, razón por la que tener todo en un solo lugar es de mucha ayuda. Basta de estar anotando en papel, en la aplicación de notas del celular o intentar recordar dónde has dejado ese cambio que un cliente te ha pedido.

Y lo más importante, puedes dejar comentarios en los archivos, tanto en el escritorio como en los dispositivos móviles. Mira cómo lo usa Nube Digital MX.

Deja de preocuparte por el tamaño del archivo

Dropbox Business tiene un complemento de creación para realizar transferencias seguras de archivos grandes, podrás enviar la liga y no preocuparte por subir tu proyecto a aplicaciones poco seguras para transferencia de archivos informáticos, podrás darle seguimiento de los archivos con las estadísticas de la audiencia y las notificaciones de descarga, además de que podrás controlar el acceso con contraseñas y fechas de caducidad. ¿Conoces alguna otra plataforma que permita todo esto sin salir de la misma?

Con este complemento podrás saltarte la descarga y obtener una vista previa de archivos pesados de hasta 150 GB y compartirlos sin descargarlos. Todo en una misma aplicación.

Ahora que ya sabes algunas cosas de cómo aprovechar la herramienta, tal vez pueda interesarte nuestro curso de colaboración digital con Dropbox Business en donde además de ver más a detalle cosas como las que te acabo de mencionar, conocerás de un experto las buenas prácticas de uso de la aplicación enfocadas a potencializar la colaboración de los equipos de trabajo creativo.