Desde hace algunos años, las reuniones digitales se volvieron parte del día a día. Nos conectamos desde casa, desde algún lugar remoto o entre pausas del trabajo presencial. Pero con la frecuencia, también llegaron los retos: videollamadas eternas, cámaras apagadas, silencios incómodos, falta de enfoque y, en muchos casos, la sensación de que esa reunión pudo haber sido un correo.

Aunque la tecnología está de nuestro lado, tener encuentros efectivos a distancia no es solo cuestión de plataformas o micrófonos: también requiere claridad, intención y diseño en la forma de comunicación. Por eso, en esta nota te comparto 3 consejos útiles y sencillos que pueden ayudarte a mejorar tus videollamadas y mantener a todas las personas realmente comprometidas.

1. Ponle intención, no solo agenda

Antes de convocar una reunión, vale la pena hacerte una pregunta muy sencilla: ¿para qué es necesaria? Saber si es para informar, tomar decisiones, resolver un conflicto o co-crear ideas hace toda la diferencia. Y cuando compartes esa intención desde el inicio, las personas saben por qué están ahí, qué se espera de ellas y cómo pueden participar.

Una agenda puede ayudarte a tener estructura, sí, pero sin una intención clara puede volverse solo una lista sin rumbo. En cambio, cuando tienes claro el “para qué”, todo fluye mejor: las conversaciones se enfocan, los tiempos se respetan y los resultados son más concretos.

2. Cuida la voz de todos

En muchas reuniones digitales, una o dos personas toman el control y el resto se desconecta aunque sigan físicamente en la pantalla. Para evitar esto, es importante abrir espacios que inviten a la participación de manera equitativa.

Puedes hacer una ronda breve de entrada, usar el chat para quienes prefieren escribir, lanzar encuestas rápidas o dirigir preguntas específicas a diferentes personas del equipo. También funcionan bien los check-ins o dinámicas de una palabra al cerrar. Todo esto puede ayudarte a mejorar la interacción entre los participantes.

Escuchar diferentes voces mantiene el interés y mejora la toma de decisiones. Al final, una reunión se enriquece cuando todas las perspectivas encuentran un lugar.

3. Menos es más

Una reunión digital no tiene que durar una hora solo porque así se programó en el calendario. De hecho, muchas veces menos tiempo equivale a más efectividad. Así que mantenlo lo más sencillo posible:

Planea bien, ve al punto y si puedes resolver algo en 15, 30 o 45 minutos, hazlo. Lo importante es aprovechar el tiempo y dejar tareas o acuerdos claros al final. Además, si algo se puede resolver por correo o en un mensaje breve, quizá ni siquiera necesites una videollamada.

También, ayuda tener herramientas visuales útiles como pizarras colaborativas o tableros de seguimiento que ayuden a mejorar o hagan más dinámico el proceso y mantengan a todos en la misma página sin depender únicamente de la palabra hablada.

Tener reuniones digitales más efectivas no es cuestión de suerte, sino de estrategia. Un poco de intención, estructura y empatía pueden convertir una videollamada monótona en un espacio de conexión real y colaboración.

No se trata de llenar la agenda con más cosas, sino de que lo que esté en ella sea sencillo y valga la pena. Así que, si quieres mantener a tu equipo o tus colegas comprometidos, empieza por cuidar cómo se sienten, cómo participan y cómo avanzan juntos. Un par de ajustes, bien pensados, pueden marcar la diferencia.

Espero que estos 3 consejos te hayan sido útiles aunque, si buscas una opción o herramienta de ayuda, te compartimos nuestro enlace al Curso Zoom Workplace: mejora la manera de presentar tus cursos y capacitaciones.

Referencias:
- 8 consejos para reuniones virtuales efectivas: qué hacer y qué no hacer (para los asistentes y presentadores)| Bitrix24

- Consejos para dinamizar con éxito tus reuniones virtuales y hacerlas más participativas | Fundación GPS