En la medida que el trabajo a distancia se ha transformado en una opción cada vez más común, también se ha presentado la necesidad de asegurar que este sea lo más eficiente posible. 

Uno de los aspectos más importantes al respecto es el de garantizar que todos los miembros del equipo cuenten con la información necesaria para realizar adecuadamente su trabajo. Y para este aspecto el uso de carpetas compartidas en plataformas como Dropbox o Google Drive ha resultado ser el más cómodo para asegurar un buen ritmo laboral. 

Sin embargo, es posible que el uso de estas herramientas sea nuevo para algunos colaboradores, por eso el día de hoy te traigo cinco consejos para hacer un buen uso de las carpetas compartidas.
 

¿Qué es una carpeta compartida?
 

Una carpeta compartida es idéntica a las carpetas que tienes en tu computadora, la diferencia principal es que esta carpeta está almacenada en la nube (sea Dropbox o Google Drive) y tú tienes la posibilidad de compartirla libremente con tus colaboradores, dándoles acceso a los archivos que contenga. 

Las carpetas compartidas son una forma innovadora de compartir archivos para el trabajo en colaboración o a distancia y buscan reemplazar la perniciosa costumbre de utilizar USB o correos electrónicos para enviar archivos de una computadora a otra.

Las ventajas de usar estas carpetas son varias:
 

• Puedes compartir esta carpeta y estará disponible en cualquier computadora con acceso a internet.
• Integra nuevos archivos a la carpeta desde cualquier lugar y en cualquier momento. 
• Existen distintos permisos para las carpetas compartidas. Puedes designar un permiso sólo para ver o sólo para editar (y hay más opciones). 
• Tanto Dropbox Business como Google Drive guardan el registro de actividad de las carpetas compartidas, así sabes quien baja o sube un archivo y en qué momento. 
   

5 Consejos para usar las carpetas compartidas
 

Ten en claro el uso que le darás a tu carpeta. Es importante que antes de compartir tu carpeta con el resto de tu equipo sepas para qué se va a utilizar, así puedes definir los permisos que vas a dar para su uso. ¿Quieres que los demás puedan subir archivos? ¿Pueden alterar el contenido de la carpeta? Son preguntas que debes hacerte para evitar problemas futuros.
 

• Selecciona quién va  a tener acceso. Para prevenir incidentes es crucial que no des acceso a demasiadas personas a una carpeta. Lo mejor sería incluir solo a los que están involucrados directamente con ese proyecto, de esta manera se puede evitar que personas que desconocen la importancia de los archivos comprometan su integridad.
• Sé consciente de las indicaciones. Como usuario es importante que atiendas a las instrucciones que el administrador de la carpeta te dio para su uso. No borres, alteres, compartas o descargues los archivos si no te fue indicado. 
• Familiarízate con la plataforma. Para muchos puede ser la primera vez que trabajan con carpetas de uso compartido, por lo tanto para prevenir futuros inconvenientes te recomendamos que te familiarices con la plataforma por tu cuenta. 
   

Un par de consejos para lograr esto serían que crees una carpeta propia para que comprendas mejor las funciones que existen y puedas experimentar posibles escenarios. Y que pierdas el miedo a preguntar a tus compañeros de equipo, buscar ayuda en los demás favorece un buen ambiente de trabajo.
 

• Revisa periódicamente los permisos. Es importante que cada cierto tiempo verifiques que solo las personas involucradas en el proyecto tengan acceso a la carpeta. O bien si la carpeta va pasar a formar parte de un registro histórico retires los permisos de edición para no comprometer el contenido. 
   

Espero que estos consejos te permitan utilizar de mejor manera tus carpetas compartidas y recuerda que todos estamos en un proceso de aprendizaje constante y con los medios digitales es necesario mantenernos al día. 

Si quieres aprender más estrategias para hacer que el trabajo a distancia entre tú y tus colaboradores sea más productivo, te invitamos a checar nuestro curso:
 

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Referencias:

• Desventajas de las carpetas compartidas - QualityWeb 360
• Cómo compartir carpetas en Google Drive