Durante los 10 años que llevamos dando capacitaciones aquí en Red en Consciencia, esta pregunta es una constante para los líderes de las organizaciones que entrenamos. Cabe aclarar que con “líderes” no me refiero a los directivos, gerentes o alguna persona con algún rango corporativo, me refiero a las personas que quieren liderar un cambio en su forma de colaborar en su equipo, apoyándose de la cultura digital para el trabajo.

Para estos líderes que por desgracia muchas veces no tienen ningún poder o jerarquía para llevar a cabo la transformación, los felicito, motivo y les comparto estos tips que me han funcionado.

No es para escapar, es para conectarse

La mayoría de las personas han tomado como suyas las innovaciones que internet y los smartphones ofrecen como una válvula de escape de su trabajo, su celular ha sido la puerta de salida y lo han etiquetado como un excelente distractor.

Hay que resaltar que la importancia de los smartphones reside en su función como puente para conectarse con varios sistemas de información y que no sólo es útil para procrastinar. 

Debemos generar la conciencia de que estos equipos nos pueden conectar a sistemas que ayudan a controlar mejor nuestra información y comunicación entre el equipo. 

Recuerda que la comunicación no debe ser necesariamente presencial, se pueden usar otros canales y herramientas digitales, que si se usan de forma adecuada pueden facilitar una comunicación de calidad.

Identifiquen los malos hábitos que tienen como equipo

Desde adjuntar los archivos equivocados, copiar a personas que no eran necesarias en un correo, hasta realizar miles de llamadas sin sentido o insistir que se imprima absolutamente todo; son solo algunos de los hábitos que deben desaparecer en los equipos de trabajo.

Estos hábitos son vestigios de una forma de trabajar casi obsoleta, los cuales se deben dejar atrás si quieres mejorar los procesos de tus equipos con una transformación digital.

Si bien por cuestiones legales aún no podemos deshacernos del papel, al escanear los documentos hacemos que la información sea digital y accesible sin necesidad de estar encerrados en la oficina. 

Es necesario dejar de usar el correo electrónico como un chat, es necesario establecer cuál es la forma correcta de usar los canales de comunicación que tenemos disponibles. Hay cosas que pueden ser atendidas por correo, pero hay otras que pueden tener una resolución más concreta a través de mensajes instantáneos en plataformas como el Chat de Google. 

Hoy existen chats corporativos para evitar hablar por teléfono todo el tiempo, herramientas de colaboración para compartir todo y verlo desde cualquier dispositivo y poder ser móviles (libres para algunos).

Dibujen su proceso de trabajo como equipo y detecten oportunidades digitales

Antes de integrar cualquier herramienta digital, asegúrate de que tus colaboradores pueden identificar cuáles son los flujos de información que manejan, envían o generan para el desarrollo de sus actividades.

Haz hincapié en que reconozcan qué información deben de controlar para que un proyecto o tarea en específico dé el resultado esperado sin complicaciones. Al hacer esto cerciórate de que detecten de qué proceso, área o persona es dependiente para hacer de manera correcta el trabajo y que la información venga de la mejor manera.

Hay actividades en las organizaciones que no pueden adaptarse de manera rápida al control digital, pero una gran mayoría ya es posible, si logran poner en un mapa cómo controlar y traspasar la información quitando esos viejos hábitos, tu equipo detectara una mejora en la forma de trabajar y su transformación será más rápida y fructífera. Te compartimos algunos talleres que pueden apoyar esta transformación.

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