Durante los 10 años que llevamos dando capacitaciones aquí en Conciencia Digital esta pregunta es una constante para los líderes de las organizaciones que entrenamos, y con decir líderes no me refiero a los directivos, gerentes o alguna persona con algún rango corporativo, me refiero a las personas que quieren liderear un cambio en su forma de colaborar en su equipo apoyándose de la cultura digital para el trabajo.

Para estos líderes que por desgracia muchas veces no tienen ningún poder o jerarquía para llevar a cabo la transformación, los felicito, motivo y les comparto estos tips que me han funcionado.

No es para escapar, es para conectarse.

La mayoría de las personas han tomado como suyas  las innovaciones que internet  y las microcomputadoras  llamadas smartphone ofrecen como una válvula de escape de su trabajo, su celular ha sido la puerta de salida y lo han etiquetado como un excelente distractor.

Hay que resaltar la importancia de que este aparato funge como puente  para conectarse con varios sistemas de información y que no sólo es útil para procrastinar.

Debemos generar la conciencia de que estos equipos nos puede conectar a sistemas que ayuden a controlar mejor nuestra información y comunicación entre el equipo. No se trata de tener que verse para comunicar se trata de usar otros canales, mediante herramientas digitales, que les ayuden a tener una comunicación de calidad.

Identifiquen los malos hábitos que tienen como equipo

Todos adjuntamos y copiamos en el correo, miles de llamadas sin sentido y todo se tiene que imprimir. Éstos son algunos de los hábitos que deben desaparecer en equipos de trabajo. Primero porque recibimos un exceso de información, segundo porque nos hacemos dependientes del correo y del papel que siempre estarán guardados en la oficina y tercero porque esos métodos de trabajo son del pasado.

Si bien por cuestiones legales aún no podemos deshacernos del papel, al escanear los  documentos hacemos que la información sea digital y accesible sin necesidad de estar encerrados en la oficina, pero lo más importante  es dejar de usar el correo electrónico como un chat, si siguiéramos usando la máquina de escribir para hacer memorandos seríamos más concretos.

Hoy existen chats corporativos para evitar hablar por teléfono todo el tiempo, herramientas de colaboración para compartir todo y verlo desde cualquier dispositivo y poder ser móviles (libres para algunos).

Dibujen su proceso de trabajo como equipo y detecten oportunidades digitales

Antes de integrar cualquier herramienta digital logra que las personas identifiquen cuáles son los flujos de información que manejan, envían o generan para el desarrollo de sus actividades.

Haz hincapié en que identifiquen qué información deben de controlar para que un proyecto o tarea en específico dé el resultado esperado sin complicaciones. Al hacer esto asegurate que detecten de qué proceso, área o persona es dependiente para hacer de manera correcta el  trabajo y que la información venga de la mejor manera.

Hay actividades en las organizaciones que no pueden adaptarse de manera rápida al control digital pero una gran mayoría ya es posible, si logran poner en un mapa cómo controlar y traspasar  la información quitando esos viejos hábitos, tu equipo detectara una mejora en la forma de trabajar y su transformación será más rápida y fructífera.