En el 2022 Microsoft anunció el adiós de Office para darle apertura a Microsoft 365, que básicamente es el uso de las mismas herramientas pero ahora desde la nube. Este cambio, más allá de ser una estrategia de comercialización en donde ahora rentarás su software y dejarás de comprar una cajita, nos habla también de un cambio de cómo hoy en día debemos almacenar, organizar y compartir la información para lograr una mejor colaboración y toma de decisiones con ella.

Para muchos es muy difícil comprender este cambio, ya que Word, Excel, PowerPoint de Office, entre otras, seguirán funcionando como lo han hecho los últimos años, entonces ¿dónde está el cambio? Y más importante aún, ¿qué debo de tener en cuenta para potencializar la colaboración en mi equipo con este cambio? Acá te comparto los tres puntos principales que debes de tener en cuenta para aprovechar de una manera estratégica esta actualización de las herramientas de ofimática que todos utilizamos, pero ahora desde la nube.

Primer cambio

Antes: “almaceno en mi disco duro”
Ahora: “almaceno en la nube”

Así es, uno de los principales cambios de usar las herramientas de ofimática de Office con las que la mayoría de nosotros aprendimos a usar una computadora, es que ahora los archivos generados se almacenan y resguardan en la nube de Microsoft 365. De esta manera, se evita la pérdida y se hará un óptimo respaldo de todos los archivos que generan las personas y equipos de trabajo en el día a día sin importar desde donde se encuentren.

Frases como “dejé el archivo en la computadora de la casa” u “olvidé el documento en la laptop en la oficina” dejarán de escucharse. Estamos dejando de depender de discos duros, USBs o cualquier dispositivo de almacenamiento que no esté conectado a la nube.

Pero sobre todo, se maximiza la seguridad de la información al evitar que se pierdan documentos, imágenes o cualquier archivo en equipos robados, descompuestos o de colaboradores que dejaron de participar en la empresa o proyecto.

Segundo cambio

Antes: “organización por carpetas”
Ahora : “organización por aplicaciones”

Si bien, la organización por carpetas se mantiene en la nube con su respectiva jerarquización de las mismas, la manera en que ahora se organiza la información es mediante el uso correcto de las aplicaciones para acceder de manera inmediata a ella y no depender de que se haya almacenado en la carpeta correcta; a todos nos ha sucedido alguna vez.

¿Cómo se traduce esto? Es el mismo principio offline de “no encontrar” o “perder” un archivo que no se guardó en el cajón correspondiente. Esto ya no sucede con el uso correcto de Microsoft 365, ya que al estar almacenado en la nube puede ser encontrado por un buscador inteligente que detecta el contenido del archivo, usuario que lo ha utilizado y el formato de la aplicación que usamos para su edición.

Microsoft 365 tiene aplicaciones enfocadas a encontrar y administrar la información que se genera desde cualquier dispositivo. Perder tiempo en buscar la información deberá ser cosa del pasado.

Tercer cambio

Antes: “colaboración por correos y adjuntos”
Ahora : “colaboración por mensajes y vínculos”

El estar acostumbrados a generar archivos únicos, adjuntarlos y enviarlos a colaboradores mediante el correo electrónico, ha ocasionado que muchos detestemos nuestra bandeja de entrada y ya no deseemos usar esta herramienta como base de nuestra comunicación, tanto entre clientes internos como externos.

Aún cuando sabemos que el correo electrónico seguirá utilizándose, por ser una magnífica herramienta de comunicación asíncrona (no requiere de una respuesta inmediata), Microsoft 365 busca acelerar la comunicación mediante varias aplicaciones de mensajería que unifican archivos, reuniones, contactos y otros recursos que evitan que hagamos un uso excesivo del correo electrónico.

La acción de “adjuntar” cambia por “compartir un vínculo (liga o url)” en donde podemos acceder a la información de una manera más sencilla, inmediata y, para aquellos que tienen que gestionar y controlar información, con restricciones de acceso; esta opción no se tendría con solo enviar la información por correo.

En resumen, la palabra clave de este cambio es la subir toda tu información a la nube y de esta manera acceder y tener un control mejorado de toda la información que generen tú y tu equipo.

Solo te comento tres puntos de muchos más que necesitas saber para aprovechar este cambio y utilizarlos a tu favor, por ello, te invito a que conozcas nuestro curso de Colaboración digital con Microsoft 365 y aprendas a utilizar esta herramienta para aumentar tu productividad y la de tu equipo de trabajo.